Инструкция по управлению собой

Конспект и мои результаты после вебинара Макса Черепицы

Посмотрела вебинар Макса Черепицы «Инструкция по управлению собой». Для меня он оказался мегаполезным.

Среди прочих, Макс говорит о двух идеях:

  • чтобы лучше переварить новую информацию, нужно ее переработать (например, подготовить конспект) и кому-то рассказать (например, опубликовать в блоге);
  • любой способ не подходит нам по умолчанию и требует доработки под себя.

Следуя этим идеям, я внимательно законспектировала вебинар, а затем переработала то, что узнала с учетом моих потребностей и особенностей. Эта заметка долго лежала у меня в черновиках, и сейчас я публикую ее уже расширенную версию — с учетом опыта применения и комментариями что помогло, что нет.

Просто посмотреть вебинар или прочитать конспект — не подходит. Предложенные идеи важно опробовать на практике, а затем допилить под себя. Мои результаты, мысли и выводы тоже описываю.

Зачем управлять собой?

Цель — снизить уровень тревожности и избавиться от «ААА!! Как же все успеть?!». Первый шаг, или базис, который стоит выстроить перед тем, как начать работу над собой — это научиться справляться с делами. К моменту просмотра вебинара мой личный «ААА!! Как же все успеть?!» был не просто на максимуме, а зашкалил в красную зону. Применение описанных Максом практик и методов дал результат. Прошло чуть больше месяца, как я начала активно вкручивать это в свою жизнь, и качество ее заметно меняется.
Не сказать, чтобы я совсем ничего не знала про тайм-менеджмент. Многое, о чем говорит Макс — знала/читала/пыталась уже вкручивать — но вот не работало. У Макса все очень здорово собрано в кучу и разложено по полочкам, и для меня этот вебинар стал катализатором личных изменений.

Если совсем кратко, то рецепт как спокойно и без стресса справляться с делами звучит так: выгрузить все задачи из головы, правильно их сформулировать, вести единый список задач, делать эти задачки, регулярно проводить обзор и планировать.

Разгружаем голову

Для того, чтобы снизить уровень тревожности и стресса, разгружаем голову. Как только вы запишите задачу, мозг успокоится — она не забыта (в моем случае именно так и работает).  Главная цель — выписать все.

Самый первый раз такую выгрузку я делала в OneNote. Теперь же, если у меня в голове появляется какая-то новая задача или идея, я записываю ее где удобно (на маркерной доске рядом с рабочим столом, на грифельной доске на кухне, в Google Keep с телефона, в One Note или todoist за ноутбуком). Раз в неделю собираю все новые задачи в едином списке, который веду в todoist. Действие «переписать задачки отовсюду в тудулист» в него тоже внесено 🙂 Сохранять заметки с маркерной и грифильной досок мне помогает приложение OfficeLens  — все сразу уходит в OneNote.
Когда список «всех дел» сформирован, садимся и разбираем , что из этого списка дела, а что нет. В результате такого отбора часть дел отсеивается как ненужные, часть выполняется автоматом «за 2 минуты». Алгоритм разбора:

Подробнее ищи Джедайскую технику пустого инбокса у Максима Дорофеева

Эту картинку я рисовала специально для себя, распечатала и везде таскала с собой. Через какое-то время осознала, что одна из моих главных проблем — число моих личних todo просто невероятно зашкаливает, и я еще немного проапгрейдила схемку:

 

Около левой стрелки подписано «Зачем?», около правой — «Важен/нужен ли результат действия лично для меня?»

Следующий шаг — проработать каждое дело с использованием техники «естественное планирование».

Техника естественного планирования помогает превратить неясное дело в понятный список действий, каждое из которых можно выполнить, задействовав только половину мозга.

Подробнее снова у Максима Дорофеева. Более глобально — в книжке Барбары Шер «Мечтать не вредно.

Для этого каждую задачу из нашего списка «всех дел» проводим через этапы:
1) Зачем мне это нужно? Чего я хочу добиться? Чтобы сформулировать, поможет фраза «Я хочу … для того, чтобы». Если понимаем, что оно нам не нужно — то тут же и удаляем.
2) Представляем (и даже мечтаем!) как будет выглядеть успех: «Когда это будет выполнено, то …».
3) Какие у меня есть идеи достижения успеха? Генерируем любые идеи, даже самые безумные. Я использую майнд-карты, по возможности на маркерной доске (специально для этого одна стена дома обклеена маркерными обоями).
4) Систематизируем полученные идеи и отбираем из них лучшие.
5) Выделяем из всех отобранных идей конкретные действия, выполнение каждого из которых займет не более получаса.

Честно говоря, делать это «естественно планирование» сначала мне было очень влом, и пару раз попробовав, я на него подзабила. Когда же мой тудулист разросся кучей невнятных и непонятных задач, став похожим на страшного дракона, который снова грозил начать везде и всюду меня преследовать, заставила себя его использовать. Постепенно дошло до автоматизма.

Формулировать задачки правильно очень важно. В идеале список задач должен представлять собой список понятных действий, для выполнения которых можно задействовать мозг не более чем на 50%:

Разделяем «дела на сегодня», «дела на неделю» и «все дела»

Важно всегда знать, где у нас лежат дела на сегодня, а где остальная куча дел. Поэтому заводим два отдельных списка. В один выписываем «все дела», и из этого списка каждый день выбираем 2-3 дела, которые заносим в «дела на сегодня». Можно еще завести список дел «на неделю», куда переносить важные задачи на эту неделю. Тогда ежедневно придется отбирать дела не из длиннющего списка всех дел, а только из дел на неделю.

Поначалу свой список «всех дел» я вела в OneNote, а «дела на сегодня» и «дела на неделю» заносила в todoist. Освоившись в todoist полностью с задачками перешла на него, там даже есть отдельные папочки «Inbox», «Today», «Next 7 days», а все задачки разом можно просмотреть через фильтр.

Самая большая проблема у меня с выбором именно 2-3 дел. Хочется сделать очень много, и ограничиться только тремя пунктами очень сложно, почти всегда планирую больше, и почти всегда не делаю все намеченное. С учетом того, что кроме этих 2-3 дел есть еще набор ежедневных рутин и непредвиденно возникающие задачи, а в сутках только 24 часа, правило кажется вполне логичным, но следовать ему мне очень сложно.

Важный совет про буферную зону

Я раньше про него читала, но почему-то даже не думала о его применении. Смысл в том, чтобы всегда оставлять «буфер» — время на непредвиденные задачи. Не нужно планировать день под завязку, потому что если возникнет что-то срочное и важное — то все остальное полетит в тартарары, и восстановить баланс будет куда сложнее. Если же непредвиденных задач не возникнет (не знаю, так бывает?) — то мы просто берем еще одну задачку из списка «всех дел».

Миф про многозадачность

Макс говорит о том, что многозадачности не существует. Процесс выполнения нескольких задач одновременно состоит в постоянном быстром переключении между ними. На переключение (плюс на загрузку новой задачи в мозг) тратятся время и энергия, которые отбираются от текущей задачи.

Последствия многозадачности — на работе не удается сконцентрироваться на рабочих задачах, во время отдыха не получается расслабиться и отключить мозг. Тоже самое про работу 24/7. Без перерыва человек может работать эффективно 2-4 часа, фигачить даже 8 часов подряд — тоже миф.

Поэтому пробуем делать только одно дело в один момент времени. Мне в этом очень помогает метод помодоро и планирование отдыха с занесением в список дел.

Однако немного погодя, меня посетила мысль, что делать два дела одновременно все-таки можно. Нельзя одновременно концентрироваться на двух делах. И я начала этим пользоваться. Например — у меня не хватает времени на чтение книг, но я могу слушать аудиокнижку, когда гуляю с собакой или еду в метро (в моменты, когда «другое дело» не требует повышенной концентрации).

Нельзя сразу пробежать марафон

Если вы не профессиональный спортсмен (я — нет), пробежать марафон сразу не получится, подобные нахрапы часто заканчиваются плачевно. Также и предложенные техники не стоит вкручивать разом — скорее всего, ничего не выйдет и вас хватит максимум месяца на два. Все делаем степ бай степ.

Как это происходит у меня

Для начала я отложила всё, что «обязательно надо успеть сделать» и попробовала сосредоточиться на наведении порядка в самом планировании.

Первую неделю собирала все дела в единый список в OneNote. У меня в нем уже была огромная база знаний всех дел/проектов/заметок, я только добавила задачки сразу в нужных разделах. Список всех дел сформировала в отдельную заметку через поиск тегов. Тут же провела обзор, подчистила, отредактировала.

Мои миграции с Evernote на OneNote и обратно тема для отдельной статьи. В итоге долгих метаний остановилась на OneNote.

Вторую неделю старалась каждый вечер 15-25 минут писать «вечерние страницы». Завела в OneNote шаблон, в котором в формате фрирайтинга заполняю разделы: что понравилось, что не понравилось, что получилось, что не получилось, выводы, to do (всегда возникают походу):

Не всегда фрирайтю именно по этому шаблону, иногда это время использую для блога или письменного разбора каких-то других задач. Вообще письменные техники пошли далеко не сразу, справиться с боязнью «чистого листа» и использовать технику фрирайтинга мне помогла книжка «Гениальность на заказ» Марка Леви.

В эту же неделю подключила утреннее планирование: стараюсь начинать каждый день с работы со списком дел на сегодня. Сначала работала с getplan, уж больно соблазнительная идея перетаскивания задач в календарь. Но на третий день он у меня сильно сглючил — начал дублировать задачи по нескольку раз. И я ушла на todoist + Google Календарь.

Когда-то раньше я уже пробовала использовать AnyDoWunderlist и какие-то еще сервисы, но у меня как-то не шло, и я решила, что тудушки не для меня. Вебинар Макса помог осознать, что это просто были не мои решения, но это не означает, что мне вообще ничего не подходит.

Если что-то не получается, или идет с трудом, возможно это не ваш способ. Ищите, пробуйте, не зацикливайтесь на чем-то одном. Что полезно одному, вредно другому.

Рефлексирование

Регулярно проводим обзор системы. Смотрим, что получается, а что нет — это поможет избавиться от «лишних движений».

Каждый день

Вечером планируем дела на завтра:

  • выбираем 3 дела из «всех дел»,
  • одно из них помечаем как главное,
  • переносим в ToDo приложение.

У меня это тоже внесено прямо в тудулист:

Утром просыпаемся, и сразу суперясно, что делать.

Каждую неделю

В конце каждой недели просматриваем список  всех дел и выбираем дела на неделю. Тогда каждый день нужно будет просматривать не весь длиннющий список по вечерам, а список на неделю.
Плюс каждую неделю я рефлексирую. Делаю обзор всего тудулиста, переформулирую подвисшие задачи, убираю не актуальные. Это рефлексирование и письменные техники помогли мне осознать: мне трудно справляться с делами, потому что «у меня кружок по фото, а еще мне петь охота». Я никак не могла правильно расставить приоритеты и заняться действительно нужными для меня вещами. Это касалось и рабочих, и личных задач.

Когда я это осознала, я завела для себя табличку, куда вписала «обязательные дела» (гулять с собакой 2 раза в день мне нужно что бы не случилось), «то, что хочу сделать», выделила цветами время на работу/обучение/личные проекты. Примерно так выглядит моя «идеальная неделя»:

Эту табличку я тоже сейчас всегда таскаю с собой. В реальности почти никогда не удается следовать ей идеально, но зато каждый раз, когда я задерживаюсь на работе или начинаю прокрастинровать, я сразу вижу, у чего отбираю время, и то, что у меня не так много «белых квадратиков», чтобы потом его вернуть.

Прокрастинация

Мы прокрастинируем, потому что:

  • устали,
  • плохо сформулировали задачу,
  • боимся успеха.

Справится помогают:
1) правильная формулировка задач, когда не надо думать «как» а всегда ясно «что» делать;
2) техника помодоро;
3) если действие совсем не хочется выполнять, говорим себе 1-2-3, вдох, включаем таймер помодора и выполняем. Пол часа можно делать любую, даже очень неприятную задачу.

По поводу прокрастинации советую читать тут:

Но вообще, я не знаю ни одного человека, кто бы ей не страдал в той или иной степени. Бывает такая погода, такое настроение, и еще 100 причин. Иногда я позволяю себе минут 15-30 прокрастинировать, и на это время я просто завела себе «список на случай прокрастинации».
Это задачки из серии «выбрать витамины» и «разобрать папки с аудиокнижками». Я не веду их в отдельном списке, а просто добавляю к ним теги @прокрастинация и @15минут или @30минут, когда вношу их в свой туду лист.

Кстати, про теги. На вебинаре Макс рассказал отличный лайфхак про организацию тегов, далее цитата из его статьи для афиши:

Главный трюк заключается в том, что нужно придумать несколько основных тегов, которые вы будете потом использовать для навигации и для того, чтобы отличить материалы друг от друга. Например: «Книги», «Фильмы», «Статьи», «Посты», «Мысли», «Посоветовали» и т. п. Особенно удобно ими пользоваться, если добавить перед ними какие-нибудь символы. Тогда получатся теги вида: «&Книги», «&Фильмы», «&Статьи». Благодаря этим символам в начале вам проще будет набирать теги во время обработки информации — автодополнение будет показывать ограниченный набор основных тегов, а не все, которые начинаются на соответствующую букву.

Перфекционизм

Проблема перфекционизма в том, что нам хочется сделать так, как сделал бы «идеальный я в идеальной реальности». Но мы живем в этой объективной реальности, которая от нас зависит далеко не полностью. Идеальной ситуации можно не дождаться никогда. Контролировать мы можем только свое поведение, при этом только свое поведение в настоящем (не будущем), в текущей ситуации.

Пример с вебинаром — Макс хотел бы провести его без того, чтобы соседи сверлили дрелью и чтобы слайды показывались (слайды не работали), но мир таков как он есть — соседи сверлили дрелью а слайды не работали. Макс провел отличный вебинар с учетом этих факторов и в этой ситуации, вместо того чтобы переносить или не проводить вообще.

Решение — для каждой задачи выбираем не гениальный (идеальный), а минимально разумный вариант. И совершенствуемся step by step, и каждый раз выполняя действие чуть-чуть лучше. Например, не возможно сразу нарисовать картину как Айвазовский, для этого нам придется пройти много маленьких шажков начиная от рисования простых фигур.

Перфекционизм — моя больная тема, тут я пока ничего с собой поделать не смогла, но работаю в этом направлении. Сейчас помогает ограничивать себя во времени и использовать технику помодоро.

Если все пошло не так

Бывают ситуации, когда только все настроила, все работало и вообще все хорошо, но потом неожиданно случился белый и пушистый песец и все — график сбился, в голове каша, нервный срыв и все такое. Что делать?
Нужно снова навести порядок. На вебинаре мы обсудили ряд инструментов. Садимся, снова выгружаем задачи, снова формулируем их, снова планируем и выполняем. Просто все сначала.
Так будет периодически происходить, страшного в этом нет ничего. Главное просто снова начать. И продолжать.

Т. е. делаем, как учит Мэтт Деймон в фильме «Марсианин»:

В какой-то момент все полетит к чёрту. Все полетит к чёрту, и вы скажете: «Вот и всё. Мне конец.» Можете или смириться с этим, или бороться. Вот собственно и всё: вы просто начинаете. Без паники решаете одну проблему, затем другую.
И когда вы решите все — вернетесь домой!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *